Quản lý dự án xây dựng 101 cho thời đại kỹ thuật số

Trong lĩnh vực xây dựng, chuyển đổi kỹ thuật số cũng tiến hóa nhiều như nó mang tính cách mạng, đó là lý do tại sao bắt đầu từ quy mô nhỏ có thể là một điều thông minh.

Bạn đã nghe các chuyên gia tuyên bố rằng chuyển đổi kỹ thuật số là cần thiết để thành công trong kinh doanh. Bạn đã nghe nói rằng một số công ty xây dựng đang áp dụng công nghệ mới như máy bay không người lái và thiết bị Internet vạn vật (IoT). Và bạn đã quyết định rằng đại tu kỹ thuật số công nghệ cao chỉ là những gì doanh nghiệp xây dựng của bạn cần để tăng trưởng.

Không quá nhanh.

Trong một công ty xây dựng điển hình, nhân viên vẫn dựa vào các phương pháp tiền kỹ thuật số để thực hiện các nhiệm vụ và việc giới thiệu công nghệ mới như IoT và máy bay không người lái sẽ mang lại lợi ích tối thiểu. Thay vào đó, có khả năng năng suất sẽ giảm khi nhân viên loay hoay với các công cụ mới.

Ngoài nhiệm vụ khó khăn là đào tạo lại kỹ năng cho nhân viên, tổ chức của bạn cần phải sẵn sàng xử lý lượng dữ liệu khổng lồ mà công nghệ mới sẽ mang lại. Ví dụ: nếu bạn triển khai IoT hoặc máy bay không người lái trong công trường xây dựng của mình, bạn cũng sẽ cần kiến ​​trúc CNTT cần thiết để khai thác các luồng dữ liệu khổng lồ được tạo ra bởi các công cụ này.

Rất ít công ty xây dựng chuẩn bị cho loại hình chuyển đổi này. Hầu hết các công ty xây dựng nên bắt đầu hành trình kỹ thuật số của họ với các giải pháp công nghệ nhằm tăng cường các quy trình cốt lõi và số hóa các quy trình công việc vốn có.

Một ví dụ điển hình của loại giải pháp này là phần mềm cất cánh, được sử dụng trong lập kế hoạch trước khi xây dựng để đo lường chính xác các yêu cầu về lao động và vật liệu cho một dự án. Trong hướng dẫn 101 này, chúng ta sẽ thảo luận về các công cụ khác để quản lý dự án xây dựng có thể giúp đưa doanh nghiệp của bạn dễ dàng bước vào thời đại kỹ thuật số.

3 giai đoạn xây dựng quan trọng nhất

Vòng đời của một dự án xây dựng có thể được chia thành ba giai đoạn: tiền xây dựng (bắt đầu và lập kế hoạch), xây dựng (thực hiện và giám sát) và sau xây dựng (kết thúc).

Dưới đây là giải thích ngắn gọn về từng giai đoạn và các công cụ chính có thể được sử dụng trong từng giai đoạn:

1. Giai đoạn tiền xây dựng

Đây là giai đoạn mà trường hợp kinh doanh cho một dự án được lên ý tưởng, thực hiện nghiên cứu khả thi, lập bản thiết kế, ước tính chi phí lao động và vật liệu, và lập kế hoạch dự án.

Phần mềm cất cánh

Theo truyền thống, các nhà lập dự toán thực hiện việc cất cánh xây dựng bằng cách đo đạc các bản phác thảo hiện trường theo cách thủ công để ước tính tổng số lượng vật liệu và nhân công cần thiết. Nhưng cộng tác trên các bản vẽ thủ công (kết hợp phản hồi của các bên liên quan, thực hiện các bản sửa đổi và chia sẻ các bản vẽ cập nhật) có thể trở thành một quá trình tẻ nhạt.

Phần mềm Takeoff giúp quá trình này chính xác và thuận tiện hơn bằng cách cho phép người dùng tự động tính toán các ước tính bằng cách sử dụng các bản vẽ điện tử, chẳng hạn như hình ảnh CAD, PDF và hình ảnh được quét. Giải pháp này cũng giúp cho việc cộng tác trở nên dễ dàng, cho phép nhiều người dùng chỉnh sửa bản vẽ và thêm ghi chú, đánh dấu và đánh dấu.

Cất cánh trong Bluebeam Revu (Nguồn)

Phần mềm dự toán xây dựng

Phương pháp thủ công để tính toán chi phí lao động và vật liệu có thể dẫn đến sai số tốn kém. Doanh nghiệp có thể tránh được sự giám sát của con người và sai sót của văn thư bằng cách sử dụng phần mềm dự toán xây dựng. Công cụ này đi kèm với các tính năng, chẳng hạn như máy tính tích hợp và cơ sở dữ liệu chi phí dành riêng cho thương mại, giúp các doanh nghiệp tạo báo cáo ước tính chi phí chính xác hơn. Ngoài ra, giải pháp hỗ trợ các mẫu giá thầu được tạo sẵn giúp các doanh nghiệp tạo các đề xuất giá thầu trông chuyên nghiệp.

Ước tính chi phí trong Công cụ ước tính (Nguồn)

Phần mềm quản lý thầu xây dựng

Một yêu cầu quan trọng đối với các tổng thầu trong giai đoạn tiền xây dựng là thiết lập một đội ngũ các nhà thầu phụ đáng tin cậy. Một nhà thầu phụ vô đạo đức có thể gây ra sự chậm trễ của dự án và thậm chí dẫn đến các vụ kiện tụng tiềm tàng. Phần mềm quản lý đấu thầu có thể đẩy nhanh quá trình tìm kiếm và quản lý các nhà thầu phụ đủ năng lực. Công cụ này đi kèm với các tính năng như theo dõi giá thầu dự án, chia sẻ tài liệu và một kho lưu trữ tập trung để theo dõi tất cả các thông tin liên lạc và thỏa thuận hợp đồng với các nhà thầu phụ.

Sơ tuyển nhà thầu phụ trong SmartBid (Nguồn)

Phần mềm lập kế hoạch xây dựng

Sự chậm trễ của dự án xây dựng thường do xác định phạm vi dự án kém. Việc sử dụng phần mềm lập kế hoạch và lập kế hoạch dự án có thể giúp các doanh nghiệp xác định chính xác thời gian và nỗ lực cần thiết để hoàn thành một dự án và ngăn chặn sự thay đổi phạm vi. Công cụ này đi kèm với các tính năng như lập lịch biểu mẫu, biểu đồ Gantt để xác định sự phụ thuộc lẫn nhau của nhiệm vụ và trình theo dõi thông tin liên lạc để giúp mọi người luôn cập nhật về lịch trình dự án.

Phần mềm lập kế hoạch và lập kế hoạch dự án cũng được sử dụng trong giai đoạn thực hiện dự án để theo dõi tiến độ kế hoạch.

Lập lịch tác vụ bằng biểu đồ Gantt trong Buildertrend (Nguồn)

2. Giai đoạn thi công

Trong giai đoạn xây dựng, trọng tâm là đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ban đầu và ước tính chi phí, như kế hoạch trong giai đoạn trước khi xây dựng. Do đó, các doanh nghiệp cần các công cụ quản lý và cộng tác nhóm để theo dõi năng suất của nhân viên, việc sử dụng thiết bị và ngân sách dự án.

Phần mềm quản lý xây dựng

Phần mềm quản lý xây dựng rất cần thiết cho việc quản lý thực hiện các công trình xây dựng. Công cụ này giúp theo dõi và giám sát các dự án hoàn thành thành công, chẳng hạn như xem trạng thái nhiệm vụ của dự án, ghi lại thời gian nhân viên dành cho nhiệm vụ, theo dõi tồn kho thiết bị và vật liệu, nắm bắt và theo dõi các đơn đặt hàng thay đổi cũng như theo dõi chi phí dự án và sử dụng ngân sách .

Tổng quan dự án trong CoConstruct (Nguồn)

Công cụ cộng tác

Các dự án xây dựng có nhiều bên liên quan: quản lý dự án, tổng thầu, nhà thầu phụ, kỹ sư, nhà thiết kế và nhân viên hiện trường. Sự hợp tác hiệu quả để giữ tất cả các bên liên quan trên cùng một trang là rất quan trọng để thực hiện dự án thành công.

Để đạt được điều này, các công ty xây dựng nên sử dụng các công cụ cộng tác đi kèm với các tính năng như lịch dùng chung, kênh trò chuyện theo nhóm hoặc theo dự án, chia sẻ tệp, gọi thoại và hội nghị truyền hình. Có thể truy cập rộng rãi trên các thiết bị di động như điện thoại thông minh iOS và Android, các công cụ này thúc đẩy sự tương tác không bị cản trở giữa các thành viên trong nhóm trải rộng trên các trang web việc làm, giúp các công ty tránh được sự chậm trễ của dự án do liên lạc mong manh hoặc bị gián đoạn.

Nhắn tin nhóm trong Slack (Nguồn)

3. Hậu xây dựng

Đây là giai đoạn kết thúc dự án mà các nhà thầu cần đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng có thể giao hàng đáp ứng được mong đợi của chủ sở hữu / khách hàng. Để đạt được điều đó, nhà thầu cần lập báo cáo tóm tắt, nêu chi tiết các hạng mục đã hoàn thành theo thỏa thuận hợp đồng ban đầu. Thay vì làm điều này theo cách thủ công, sử dụng phần mềm có thể giúp quá trình nhanh hơn nhiều.

Phần mềm danh sách Punch

Một công cụ danh sách đục lỗ có thể giảm đáng kể thời gian cần thiết để đóng một dự án. Công cụ này đi kèm với các tính năng như chia sẻ tệp, chỉnh sửa tài liệu, thông báo nhiệm vụ và chữ ký điện tử giúp tăng tốc quá trình ghi lại trạng thái cuối cùng của nhiệm vụ và được khách hàng chấp thuận. Ví dụ: các nhà thầu có thể sử dụng các ứng dụng di động trong danh sách đấm để chụp và tải lên các bức ảnh về các địa điểm xây dựng đã hoàn thành, gửi chúng cho khách hàng, đồng thời yêu cầu phản hồi và phê duyệt.

Danh sách Punch trong Bridgit Field (Nguồn)

Thu thập thông tin trước khi bạn đi bộ

Những câu chuyện thành công của chuyển đổi kỹ thuật số được ca tụng rộng rãi, nhưng điều thường bị bỏ qua là phần lớn các nỗ lực không thành công đều xảy ra vì một điều cơ bản như thiết lập mục tiêu không chính xác.

Đặt mục tiêu chính xác yêu cầu học cách bò trước khi bạn đi bộ. Đối với một doanh nghiệp xây dựng điển hình, quá trình chuyển đổi kỹ thuật số nên bắt đầu bằng việc xác định các công nghệ mang lại hiệu quả tức thì và đặt nền tảng cho công nghệ phức tạp hơn trong tương lai.

Nếu bạn muốn theo đuổi và xem các sản phẩm quản lý xây dựng thống trị thị trường, hãy xem Báo cáo 20 phần mềm quản lý xây dựng hàng đầu của chúng tôi.