5 phần mềm tốt nhất để tránh lộn xộn tài liệu dự án xây dựng

Quản lý tài liệu dự án xây dựng có thể là một gánh nặng hành chính nếu bạn không sử dụng các công cụ phù hợp.

5 công cụ tốt nhất để quản lý tài liệu dự án xây dựng

Các nhà thầu và công ty xây dựng, một lời cảnh báo: Nếu bạn nghĩ rằng việc đảm bảo giấy phép và có hợp đồng và thiết kế được phê duyệt là kết thúc trách nhiệm của bạn khi nói đến tài liệu, hãy suy nghĩ lại.

Việc để các tài liệu dự án của bạn lộn xộn sẽ làm xói mòn hiệu quả hoạt động của bạn một cách khó hiểu. Và điều đó có hại cho công việc kinh doanh của bạn.

Theo báo cáo của PlanGrid và tập đoàn tư vấn FMI, năm 2018, ngành xây dựng dự kiến ​​sẽ mất khoảng 177 tỷ USD chi phí lao động do dành thời gian cho các hoạt động như tìm kiếm dữ liệu dự án (bản vẽ sửa đổi, bảng cắt vật liệu và các thông tin khác) .

Đối với các công ty xây dựng quy mô trung bình, thiệt hại ước tính hơn 2 tỷ đô la mỗi năm.

May mắn thay, có các giải pháp phần mềm quản lý xây dựng cung cấp các chức năng chuyên biệt để giúp doanh nghiệp của bạn cải thiện quy trình quản lý tài liệu của mình. Chúng tôi đã tổng hợp báo cáo này về năm công cụ quản lý xây dựng được người dùng Capterra đánh giá cao.

Dưới đây là những lợi ích chính khi sử dụng phần mềm để quản lý tài liệu dự án xây dựng của bạn:

  • Cải thiện khả năng truy xuất nguồn gốc: Sắp xếp các tài liệu có liên quan ở vị trí trung tâm để có thể dễ dàng tìm kiếm chúng.
  • Cải thiện độ chính xác của tài liệu: Giảm thiểu các sai sót do nhập liệu thủ công.
  • Tránh các vấn đề tuân thủ: Duy trì một kho lưu trữ cập nhật và có thể tìm kiếm được về các thỏa thuận hợp đồng, giấy phép và chứng nhận.
  • Cải thiện sự hợp tác trong nhóm: Cho phép các nhóm lập tài liệu và chia sẻ thông tin liên quan đến dự án nhanh hơn.

Để được chọn cho báo cáo này, các công cụ phải có xếp hạng tổng thể trên trung bình (ít nhất 4,5 trên 5) và cung cấp các chức năng quản lý tài liệu liên quan.

Đọc thêm về phương pháp lựa chọn của chúng tôi tại đây.

5 công cụ phần mềm tốt nhất để quản lý hồ sơ dự án xây dựng (trình bày theo thứ tự bảng chữ cái)

1. Chỉ định

Biểu trưng chỉ định
Đánh giá mức độ dễ sử dụng: 5.0 / 5
Đánh giá dịch vụ khách hàng: 5.0 / 5
Đánh giá tổng thể: 5.0 / 5

Assignar cung cấp các tính năng quản lý tài liệu giúp các doanh nghiệp lưu trữ và theo dõi thông tin liên quan đến tuân thủ, chẳng hạn như chứng nhận và giấy phép, ở một vị trí duy nhất. Công cụ này sẽ gửi cảnh báo tự động về các chứng nhận tuân thủ sắp hết hạn hoặc đã hết hạn.

Khi bạn có thể cần: Chi phí của việc không tuân thủ các tiêu chuẩn của OSHA có thể khiến bạn phải trả giá, tối thiểu là 5.000 đô la cho mỗi lần vi phạm và OSHA không phải là cơ quan quản lý duy nhất mà các doanh nghiệp xây dựng phải tuân thủ. Trong một ngành có sự thay đổi quy định thường xuyên, việc theo kịp các yêu cầu tuân thủ đang phát triển là một thách thức quan trọng.

Assignar có thể giúp bạn duy trì một kho thông tin tập trung như giấy phép, kinh nghiệm và chứng chỉ của nhân viên / nhà thầu phụ. Công cụ này cũng cảnh báo bạn về việc hết hạn chứng nhận để giúp đảm bảo rằng lực lượng lao động của bạn tuân thủ luật lao động và các tiêu chuẩn an toàn.

Quản lý tuân thủ chỉ định

Theo dõi sự tuân thủ trong Assignar (Nguồn)


Bạn muốn đọc thêm về Assignar?


2. CoConstruct

Biểu trưng CoConstruct
Đánh giá mức độ dễ sử dụng: 4,5 / 5
Đánh giá dịch vụ khách hàng: 5.0 / 5
Đánh giá tổng thể: 4,5 / 5

CoConstruct được thiết kế để giúp bạn tạo, theo dõi và sắp xếp các tài liệu cần thiết để quản lý tài chính của dự án. Chúng không chỉ bao gồm các tài liệu tài chính rõ ràng, chẳng hạn như ngân sách dự án và hóa đơn, mà còn cả bảng chấm công, được sử dụng rộng rãi trong các quy trình tài chính.

Khi bạn có thể cần: Khi doanh nghiệp xây dựng của bạn phát triển, cuối cùng bạn sẽ cần một công cụ kế toán theo ngành cụ thể để tập trung và hợp lý hóa các quy trình và tài liệu tài chính của dự án. Tuy nhiên, tại thời điểm này, nhu cầu kế toán của doanh nghiệp bạn có thể đủ đơn giản để được đáp ứng bởi một công cụ cung cấp các mẫu để nhanh chóng tạo, quản lý và theo dõi các tài liệu tài chính, chẳng hạn như CoConstruct.

Mẫu theo dõi ngân sách của công cụ giúp người dùng theo dõi và so sánh ước tính ban đầu với chi phí thực tế của dự án. Tương tự như vậy, mẫu bảng chấm công của nó cho phép người dùng ghi lại thời gian nhân viên dành cho các công việc, điều này cuối cùng giúp họ tạo báo cáo giờ có thể lập hóa đơn để gửi cho khách hàng.

Quản lý bảng chấm công CoConstruct

Theo dõi thời gian dành cho các dự án trong CoConstruct (Nguồn)


Bạn muốn đọc thêm về CoConstruct?


3. Dashpivot

Biểu trưng Dashpivot
Đánh giá mức độ dễ sử dụng: 5.0 / 5
Đánh giá dịch vụ khách hàng: 4,5 / 5
Đánh giá tổng thể: 5.0 / 5

Dashpivot là một công cụ quản lý dự án xây dựng cung cấp các tính năng để thu thập và sắp xếp dữ liệu công trường. Các biểu mẫu kỹ thuật số của nó hỗ trợ tải lên tệp ảnh và video để các nhóm tại chỗ có thể thu thập, tải lên và duy trì dữ liệu liên quan đến dự án ở một vị trí trung tâm.

Khi bạn có thể cần: Việc xử lý dữ liệu công trường theo cách thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn khiến bạn dễ mắc phải các lỗi thu thập dữ liệu.

Ví dụ, các nhân viên hiện trường ghi lại các đơn đặt hàng thay đổi có thể không đề cập đến bộ sửa đổi chính xác hoặc đầy đủ mà khách hàng yêu cầu. Theo một cuộc khảo sát được thực hiện bởi TrackVia, thăm dò ý kiến ​​của hơn 500 chuyên gia xây dựng và kỹ thuật, 65% các nhà quản lý tin rằng các quy trình thủ công gây ra sự thay đổi và đơn đặt hàng công việc bị bỏ lỡ ít nhất một thời gian.

Để nắm bắt dữ liệu địa điểm công việc xây dựng chính xác hơn, bạn có thể tận dụng một công cụ như Dashpivot, cho phép bạn tạo các biểu mẫu / khảo sát kỹ thuật số dùng làm mẫu chuẩn cho lực lượng lao động của bạn. Ví dụ: bạn có thể tạo một mẫu “đơn đặt hàng thay đổi” để đảm bảo rằng nhóm thực địa của bạn không bỏ sót bất kỳ thông tin cần thiết nào khi ghi lại đơn đặt hàng thay đổi.

Dashpivot dạng kỹ thuật số

Tạo biểu mẫu kỹ thuật số với Dashpivot (Nguồn)


Bạn muốn đọc thêm về Dashpivot?


4. Ước tính tên lửa

Ước tính logo Rocket
Đánh giá mức độ dễ sử dụng: 4,5 / 5
Đánh giá dịch vụ khách hàng: 5.0 / 5
Đánh giá tổng thể: 5.0 / 5

Ước tính Rocket giúp các nhà thầu tạo ra các tài liệu quan trọng để quản lý dự án, chẳng hạn như ước tính chi phí dự án và đề xuất đấu thầu. Công cụ này cung cấp các mẫu tích hợp sẵn giúp nhà thầu thiết kế các tài liệu trông chuyên nghiệp và giảm sai sót khi tính toán chi phí.

Khi bạn có thể cần: Bất kể bạn là nhà thầu nào, chắc chắn bạn sẽ cần tạo và quản lý các tài liệu như đề xuất thầu và dự toán xây dựng. Một báo cáo ước tính chi phí được tạo vội vàng có thể có lỗi tính toán, trùng lặp hoặc bỏ sót dữ liệu và các sai lầm ước tính khác có thể khiến bạn mất hợp đồng.

Ước tính Rocket cung cấp các mẫu có thể giúp bạn tính toán ước tính chi phí trong khi tránh lỗi nhập dữ liệu. Bạn có thể thêm số lượng vật liệu và kích thước yêu cầu, đồng thời chi phí nhân công và vật liệu sẽ được tự động tính toán.

Ước tính Ước tính chi phí tên lửa

Tạo báo cáo ước tính chi phí với Tên lửa ước tính (Nguồn)


Bạn muốn đọc thêm về Ước tính tên lửa?


5. JobNimbus

Logo JobNimbus
Đánh giá mức độ dễ sử dụng: 4,5 / 5
Đánh giá dịch vụ khách hàng: 4,5 / 5
Đánh giá tổng thể: 4,5 / 5

JobNimbus là một giải pháp quản lý xây dựng giúp các nhà thầu có thể tạo một thư viện tập trung của tất cả các tài liệu liên quan đến dự án (bao gồm cả hợp đồng pháp lý và trái phiếu). Các tính năng quản lý tài liệu bổ sung bao gồm chia sẻ tệp và chữ ký điện tử.

Khi bạn có thể cần: Tạo và duy trì hồ sơ cập nhật của các thỏa thuận hợp đồng là một nhiệm vụ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp xây dựng.

Đây là nơi mà một công cụ như JobNimbus có thể trợ giúp. Với công cụ này, bạn có thể tạo một kho lưu trữ trung tâm để theo dõi tất cả các tài liệu được chia sẻ và nhận từ một khách hàng, nhà thầu phụ hoặc nhà cung cấp cụ thể.

Bạn cũng có thể lấy chữ ký điện tử từ các bên liên quan để phê duyệt hợp đồng, giúp quá trình quản lý hợp đồng nhanh hơn và đầy đủ chứng từ.

Quản lý hợp đồng JobNimbus

Theo dõi trạng thái của các tài liệu hợp đồng trong JobNimbus (Nguồn)


Bạn muốn đọc thêm về JobNimbus?


Kết luận và các bước tiếp theo

Mặc dù năm công cụ được đề cập ở trên được người dùng trên Capterra đánh giá cao, nhưng chúng có thể không nhất thiết giải quyết được tất cả các nhu cầu kinh doanh của bạn.

Để xem thêm các giải pháp, hãy truy cập trang danh mục phần mềm quản lý xây dựng của chúng tôi. Tại đó, bạn có thể áp dụng các bộ lọc tùy chỉnh để đưa vào danh sách chọn lọc các sản phẩm dựa trên các thông số như số lượng người dùng được hỗ trợ, mô hình định giá và các tùy chọn triển khai.


Phương pháp luận

Để được lọt vào danh sách lựa chọn, các sản phẩm phải đáp ứng các tiêu chí sau:

  • Sản phẩm phải cung cấp các khả năng quản lý tài liệu sau:
    • Lưu trữ và lưu trữ tài liệu đám mây ở vị trí trung tâm
    • Chụp tài liệu với khả năng quét và tải lên tài liệu
    • Tìm kiếm toàn văn để người dùng có thể tìm kiếm và truy xuất tài liệu
  • Sản phẩm cần tối thiểu 20 đánh giá của người dùng trên Capterra (được xuất bản trong hai năm qua).
  • Các sản phẩm phải có xếp hạng “khả năng giới thiệu” cao (xếp hạng trung bình được đề xuất ít nhất là 9/10 trên Capterra).

Tham khảo thêm bài viết về Xây Dựng

About admin

Check Also

Mẫu kế hoạch thính phòng

Bạn cạn kiệt ý tưởng cho dự án thính phòng tiếp theo của mình? Hãy …